Pile de documents

7 conseils pour une gestion efficace des fichiers

Originally posted 2022-02-21 08:40:00.

Avez-vous déjà fait attendre quelqu’un pendant que vous cherchiez un document important dans les piles de papiers sur votre bureau ? Ou eu du mal à respecter un délai parce que vous aviez perdu un fichier informatique essentiel ?

Que vous travailliez avec des documents papier, des fichiers électroniques ou un mélange des deux, il est essentiel de les garder organisés et accessibles. Vous gagnerez ainsi du temps dans vos recherches et disposerez toujours de la bonne information quand vous en aurez besoin.

Gestion des informations

Lorsque vous recevez un document d’un collègue, d’un fournisseur ou d’un client, il est tentant de le “ranger” dans une pile sur votre bureau ou dans un tiroir, ou de le garder dans votre boîte aux lettres électronique ou dans votre dossier de téléchargements. “Hmm. Ça a l’air intéressant, mais j’y regarderai de plus près plus tard, quand j’aurai plus de temps”. Cela vous semble familier ?

Au bout d’un moment, de nombreux documents de ce type s’accumulent, entraînant un encombrement. Et il est de moins en moins probable que vous trouviez un jour le temps de revenir en arrière et d’organiser toutes ces informations.

Pendant ce temps, vous pouvez passer un temps précieux à rechercher des documents qui se sont perdus dans ce fouillis.

Alors pourquoi ne pas adopter une approche différente, pour être sûr de toujours retrouver les choses quand vous en avez besoin ?

Gestion efficace des fichiers

Voici sept façons de gérer vos documents et vos fichiers de manière efficace et effective :

1. Évitez de sauvegarder des documents inutiles

Ne prenez pas l’habitude de sauvegarder tout ce qui vous tombe sous la main. Prenez quelques secondes pour jeter un coup d’œil au contenu, et ne conservez un fichier que s’il est pertinent pour votre activité professionnelle, ou requis par votre entreprise. Un trop grand nombre de documents inutiles crée du désordre et rend les recherches plus difficiles à l’avenir.

2. Suivez une méthode cohérente pour nommer vos fichiers et vos dossiers

Par exemple, divisez un dossier principal en sous-dossiers pour les clients, les vendeurs et les collègues. Utilisez des noms abrégés pour identifier à quoi ou à qui se rapportent les dossiers. Vous pouvez même utiliser un code couleur pour faciliter l’identification des différentes catégories de dossiers.

3. Rangez les documents connexes ensemble, quel que soit leur type

Par exemple, stockez les rapports, les lettres, les notes de présentation, les feuilles de calcul et les graphiques relatifs à un projet particulier dans un seul dossier – plutôt que d’avoir un dossier pour les présentations de tous les projets, un autre pour les feuilles de calcul de tous les projets, et ainsi de suite. De cette façon, vous retrouverez beaucoup plus rapidement les documents relatifs à un projet particulier.

4. Séparez les travaux en cours des travaux terminés

Certaines personnes préfèrent garder les travaux en cours ou en puissance sur leur bureau ou leur ordinateur jusqu’à ce qu’ils soient terminés. Puis, une fois qu’il est terminé, elles le déplacent à l’endroit approprié, où sont stockés les fichiers de la même catégorie. À intervalles réguliers (par exemple, toutes les semaines ou toutes les deux semaines), déplacez les fichiers sur lesquels vous ne travaillez plus vers les dossiers où sont stockés vos travaux terminés.

5. Évitez de trop remplir les dossiers

Si vous avez un grand nombre de fichiers dans un dossier, ou un grand nombre de sous-dossiers dans un dossier principal, divisez-les en groupes plus petits (sous-dossiers ou sous-sous-dossiers). Par exemple, vous pouvez diviser un dossier intitulé “Business Plan” en sous-dossiers appelés “BP2021”, “BP2022” et “BP2023”. De même, vous pouvez diviser le dossier d’un client nommé Delta Traders en sous-dossiers intitulés “Présentations commerciales Delta Traders” et “Contrats Delta Traders”. L’idée est de placer chaque fichier dans un dossier ou un sous-dossier logique, plutôt que d’avoir une énorme liste de fichiers.

6. Organisez les documents par date

Assurez-vous que la date d’un document est claire, en la surlignant ou en l’ajoutant à un document papier, ou en l’incluant dans le titre d’un document électronique. Cela vous aidera à organiser vos documents par ordre chronologique, sans avoir à les ouvrir tous. Et vous pourrez ainsi les retrouver plus facilement à l’avenir.

7. Faites des copies numériques de vos documents papier.

C’est utile si vous n’avez pas beaucoup d’espace pour stocker des documents papier ; si vous voulez archiver des documents sans les détruire complètement ; si vous devez partager des documents par voie électronique ; ou si vous voulez rendre votre stockage d’informations plus sûr. (Cette solution ne conviendra toutefois pas à tous les types de documents – par exemple, les contrats juridiques ou les documents comportant des signatures originales -, faites donc preuve de discernement).

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