Recherche et location d'espaces de bureau

Guide en six étapes pour la recherche et la location d’espaces de bureau

Originally posted 2022-03-27 21:26:34.

En identifiant, par le biais d’annonces en ligne ou de courtiers, les espaces qui correspondent aux besoins actuels de votre entreprise, à son budget et à son potentiel de croissance, vous pourrez trouver et louer des bureaux dans la région. Il existe deux types de courtiers : les courtiers d’inscription et les courtiers en location. Ces professionnels peuvent vous aider à trouver des propriétés, à organiser des visites et à négocier des baux. Faites appel à un courtier, mais effectuez également vos propres recherches avant d’effectuer un achat.

L’accès à des services fiables d’Internet, de téléphone et de réseau est un élément qui peut faire la différence entre un espace de bureau et un autre. Business Services Connect est une coopérative de télécommunications qui offre un outil de localisation instantanée pour vous aider à trouver des fournisseurs de communication pour votre emplacement. Vous pouvez comparer les plans des principaux fournisseurs desservant votre région, notamment Spectrum, Atlantic et Comcast, afin de trouver celui qui convient le mieux à vos besoins.

Navigation

1. Évaluez vos besoins en matière de bureaux

La première étape du choix d’un bureau pour votre entreprise consiste à identifier les besoins de votre entreprise et de ses employés. Ensuite, en fonction de votre budget global estimé et du type d’espace de bureau requis, déterminez vos besoins exacts en matière d’espace. Avant de commencer à chercher des bureaux, dressez une liste de vos besoins, comme le nombre de places de stationnement dont vous aurez besoin, la disposition de vos bureaux et toute expansion potentielle de votre entreprise.

Vous pouvez évaluer vos besoins en bureaux de la manière suivante :

Déterminez l’espace dont vous avez besoin

Vos besoins en espace dépendent du nombre d’employés que vous avez, du type d’espace de travail dont vos employés ont besoin, si vous avez besoin de salles de conférence, et d’autres facteurs. En général, supposez que chaque employé aura besoin d’une surface totale de 75 à 150 pieds carrés, les employés de la direction ayant besoin de 150 à 400 pieds carrés, ce qui tient compte de l’espace de travail et de bureau dédié à chaque employé.

Déterminez si vous aurez besoin de salles de conférence, d’une salle d’attente ou de toute autre zone en contact avec les clients en plus de l’espace dont vous disposez déjà. Une salle de photocopie, une salle de repos, une cuisine ou des salles de dossiers et de courrier doivent également être incluses.

En général, estimez le nombre de pieds carrés par employé (ci-dessus), multipliez-le par le nombre total d’employés existants et ajoutez 30 % pour tenir compte des zones communes, etc. Ensuite, pour tenir compte de la croissance future, ajoutez 10 à 20 pour cent ou un autre chiffre plus conforme à votre modèle d’entreprise.

Évaluez les besoins des employés et des clients

Il est également important de penser à ce que vos employés et vos clients attendent de votre lieu de travail. L’aménagement intérieur, l’accessibilité pour les employés et les clients ayant des besoins particuliers et la disponibilité du stationnement dépendent tous du type d’entreprise que vous exploitez.

Voici quelques éléments à prendre en compte pour évaluer les besoins des employés et des clients :

  • Aménagement intérieur – L’aménagement idéal de votre immeuble de bureaux dépend du type d’espace de travail dont vos employés ont besoin, de la quantité d’espace de réunion et de zones de service à la clientèle dont vous avez besoin, et si vous avez besoin d’une cuisine, d’une salle de courrier, etc.
  • Disponibilité du stationnement – Vos besoins en matière de stationnement varieront en fonction du nombre d’employés de votre entreprise et du nombre de clients qui se rendent régulièrement dans vos bureaux.

Alors qu’une entreprise technologique peut avoir besoin d’un environnement de travail ouvert et collaboratif, un cabinet médical peut préférer des espaces de travail plus divisés avec des chambres individuelles et privées.

Déterminez vos besoins en matière d’emplacement

En outre, votre nouveau bureau doit être situé dans un endroit facilement accessible à votre personnel, vos clients et vos fournisseurs. Tenez compte de la facilité avec laquelle les principales autoroutes et les transports en commun peuvent vous amener à chaque bureau potentiel. Le nouveau bureau doit être proche de vos clients cibles et de toutes les entreprises avec lesquelles vous travaillez ou dont vous dépendez dans vos activités quotidiennes avant de signer le bail.

  • Proximité des clients cibles – Si vous avez une entreprise où les clients se rendent fréquemment à votre bureau, celui-ci doit être situé à proximité de votre clientèle principale.
  • Accessibilité – La proximité de votre bureau aux principales autoroutes et aux transports publics déterminera son accessibilité pour les employés et les clients.

Par exemple, un cabinet d’avocats peut vouloir des bureaux à quelques pas du palais de justice, tandis qu’un restaurant peut bénéficier de la proximité des fournisseurs de nourriture et des clients privilégiés.

Choisissez une catégorie d’immeuble de bureaux

La classe d’un immeuble de bureaux décrit généralement la qualité de sa structure et de ses équipements, et est déterminée par rapport aux autres classes d’immeubles. Il existe trois grandes catégories d’immeubles de bureaux – classe A, classe B et classe C – dont l’âge, les équipements et la qualité des locataires varient. Une fois que vous aurez évalué vos besoins en fonction des activités spécifiques de votre entreprise et des besoins de vos employés et clients, vous pourrez déterminer la catégorie d’espace idéale pour votre entreprise.

Les trois catégories d’immeubles de bureaux sont les suivantes :

  • Classe A – Les immeubles de bureaux de classe A sont les espaces de la plus haute qualité sur le marché. Ce sont généralement les immeubles les plus récents, ils sont bien gérés et ont des locataires de premier plan. Ils conviennent souvent mieux aux sociétés juridiques, marketing, de design et financières qui ont besoin de bureaux pour impressionner leurs clients.
  • Classe B – Certains immeubles de classe B sont d’anciens immeubles de classe A, mais ils ont encore le potentiel d’être restaurés pour devenir des espaces de qualité de classe A. D’autres structures de classe B, connues sous le nom de bâtiments de classe B construits à dessein, ont été construites dans le but de fournir des espaces de bureaux fonctionnels à un prix inférieur à celui des espaces de classe A. Choisissez ce type d’immeuble si vous voulez un bel espace mais n’avez pas besoin du meilleur des meilleurs.
  • Classe C – Les immeubles de bureaux de classe C sont généralement les moins recherchés car ils sont plus anciens, situés dans des quartiers moins populaires et nécessitent une rénovation ou un entretien important. Ces immeubles sont généralement des immeubles de classe A vieux de 10 à 15 ans ou des immeubles de classe B vieux de 5 ans, et sont parfaits si vous avez simplement besoin d’un espace bon marché pour exploiter votre entreprise.

Tenez compte des contraintes de temps

Lorsque vous cherchez un bureau, pensez à la rapidité avec laquelle vous devrez vous installer dans votre nouvel espace. Vous devez assurer le bon fonctionnement de vos services commerciaux même si vous déménagez dans un nouveau lieu. Si vous avez une date limite pour emménager dans un nouveau bureau, recherchez des espaces qui peuvent être loués dans ce délai.

La période de location que vous préférez peut également influer sur vos options. Les baux commerciaux vont généralement de trois à dix ans, mais certains bâtiments peuvent n’être disponibles que pour des périodes de location minimales. Un bail court est plus flexible car il réduit la durée pendant laquelle vous êtes obligé de rester dans le même espace. En revanche, un bail à long terme vous permet de bénéficier d’un prix plus bas pendant plus longtemps, mais le fait de s’engager à rester dans le même espace pendant plusieurs années peut limiter la croissance ou entraîner des difficultés financières.

2. Estimez votre budget

Estimez le budget de votre bureau en fonction des coûts de location locaux moyens, de vos besoins en termes d’espace et de services, et de vos contraintes financières. Déterminez votre budget idéal en multipliant le prix moyen local par pied carré par l’espace dont votre entreprise a besoin, déterminé à l’étape 1. Ensuite, ajoutez les coûts d’entretien et de services publics et examinez vos dossiers financiers pour estimer un budget réaliste.

Voici les étapes de l’estimation de votre budget de location :

Déterminer le prix moyen par pied carré

Le prix du pied carré pour un espace de bureau dépend largement de l’emplacement géographique.

Calculez le coût mensuel du bureau que vous désirez en déterminant le coût moyen par pied carré dans votre région, en tenant compte de la catégorie d’immeuble que vous désirez ainsi que de son emplacement, et en le multipliant par la quantité d’espace idéale en fonction de l’évaluation des besoins de votre entreprise.

Ajoutez les frais d’entretien de l’aire commune

Les frais d’entretien des parties communes sont ce que vous payez pour entretenir les parties communes de votre immeuble de bureaux, comme le hall, les ascenseurs et les couloirs. Les frais d’entretien des parties communes sont généralement calculés en fonction de la superficie en pieds carrés et représentent entre 15 et 35 % du montant total du bail, selon des facteurs tels que l’âge de l’immeuble et les taux d’assurance. Faites des recherches sur les frais de GAC typiques de votre marché et intégrez ce chiffre dans votre budget global.

Incluez les services publics

En moyenne, l’électricité pour un immeuble de bureaux coûte 1,34€ par pied carré et par mois. Contrairement à certaines locations résidentielles qui incluent les services publics dans le coût mensuel, les baux des immeubles de bureaux commerciaux n’incluent généralement pas le coût des services publics. Une fois que vous avez décidé de l’espace dont vous aurez besoin, utilisez les coûts moyens des services publics pour calculer un budget estimé des services publics qui correspond à vos besoins.

3. Identifiez les espaces de bureaux à louer qui répondent à vos critères

Une fois que vous avez identifié vos besoins et estimé un budget, engagez un courtier en location pour identifier les propriétés correspondant à vos paramètres idéaux. Un courtier vous fera bénéficier de ses connaissances locales, vous aidera à négocier les baux et vous fera gagner du temps.

Travailler avec un courtier en location

Il existe deux types de courtiers en immobilier commercial : les agents d’inscription, qui travaillent pour les propriétaires, et les courtiers en location, qui représentent les intérêts des locataires. Les agents inscripteurs ont toujours le devoir d’agir dans le meilleur intérêt du propriétaire, mais le courtier en location n’a pas toujours le même devoir envers le locataire. Les agents inscripteurs gagnent une commission comprise entre trois et six pour cent du montant total du bail (payée par le propriétaire) et les courtiers en location gagnent généralement un pourcentage de cette commission.

Les courtiers en immobilier ne sont pas obligatoires, mais ils possèdent une expertise, des connaissances et des relations inestimables que le propriétaire d’entreprise moyen mettrait des années à rassembler. Des sites Web comme Regus et LoopNet fournissent des ressources utiles, mais ne peuvent remplacer l’expertise d’un professionnel de l’immobilier. En plus de fournir des connaissances d’initiés, les courtiers immobiliers peuvent vous faire gagner du temps, vous aider dans le processus de négociation des baux, et plus encore.

Les courtiers commerciaux peuvent vous aider dans des domaines spécifiques tels que :

  • Connaissance locale – Un courtier local aura une connaissance approfondie de votre région et peut même avoir une expérience antérieure de travail avec des propriétaires potentiels.
  • Inscriptions de poche – De nombreux agents immobiliers locaux connaissent des propriétés qui n’ont pas encore été inscrites ou qui pourraient devenir disponibles à l’avenir. Ces “annonces de poche” sont un excellent moyen de découvrir des propriétés très demandées avant qu’elles ne soient officiellement disponibles.
  • Négociations – Comme dans toute négociation de contrat, il est préférable d’avoir un professionnel à vos côtés. Un agent de location vous aidera à comprendre les conditions de votre bail et à éviter les pièges courants, comme la limitation de votre droit de sous-louer l’espace.
  • Gagner du temps – Identifier, rechercher et visiter des bureaux est un processus qui prend énormément de temps. Un courtier peut réduire le temps que vous passez à chercher un bureau et vous permettre de le consacrer au développement de votre entreprise.

N’oubliez pas qu’étant donné qu’un courtier en location n’est pas légalement obligé d’agir dans votre intérêt, assurez-vous de poser des questions lors de l’embauche d’un courtier concernant son expérience, la taille de son cabinet, sa structure de rémunération et sa connaissance du marché.

Trouvez un courtier ayant une connaissance de l’immobilier local en utilisant une plateforme en ligne comme The Broker List, où vous pouvez effectuer une recherche par nom, société ou code postal. Vous pouvez également faire appel à votre réseau pour savoir si quelqu’un a déjà eu affaire à des courtiers locaux.

Faites le travail de fond vous-même

En plus d’engager un courtier immobilier ou un agent de location pour vous aider dans votre recherche de bureaux, utilisez un site Web comme LoopNet ou CoStar pour identifier les propriétés disponibles dans votre région. Sur LoopNet, il suffit de sélectionner l’option ” À louer “, de choisir le type d’espace dont vous avez besoin dans le menu déroulant et d’entrer votre zone géographique. Vous pouvez ensuite trier les espaces par prix et par taille, voir les scores de marchabilité et de transport en commun, et bien plus encore.

L’utilisation d’une ressource en ligne est un excellent moyen de se familiariser avec le marché immobilier local avant de travailler avec un agent immobilier. Des sites Web comme LoopNet peuvent également vous aider à orienter un courtier commercial dans la bonne direction afin que vous ne perdiez pas de temps à examiner des immeubles qui ne répondent pas à vos besoins.

Nous vous recommandons de faire appel à un courtier local pour vous aider à trouver un espace de bureau pour votre entreprise. Toutefois, vous pouvez choisir de vous débrouiller seul. Gardez simplement à l’esprit que vous devrez gérer plusieurs étapes du processus de location sans les conseils et les connaissances locales d’un professionnel de l’immobilier.

Sans courtier, vous devrez vous charger vous-même de chaque étape du processus de location :

  • Identifier les espaces de bureaux disponibles
  • Planifier et assister aux visites et aux inspections
  • Négocier un bail

4. Recherche et visite des espaces de bureaux disponibles à la location

Réduisez vos options aux espaces de bureaux les plus prometteurs qui répondent à vos critères, recueillez des informations générales et contactez l’agent inscripteur pour organiser des visites. Avant chaque visite, renseignez-vous sur les dispositifs de sécurité, l’âge des équipements mécaniques du bâtiment et les services publics afin de vous familiariser avec la propriété. Lors de la visite, observez les quartiers environnants, la disponibilité du stationnement et les autres caractéristiques importantes pour les employés et les clients.

Si vous travaillez avec un courtier commercial, il vous fournira des informations générales sur chaque propriété et travaillera avec les agents inscripteurs pour organiser les visites. Votre courtier assistera ensuite à chaque visite avec vous et s’assurera que toutes vos questions et préoccupations sont prises en compte. Si vous choisissez de louer un bureau sans l’aide d’un courtier, vous devrez contacter les agents d’inscription pour planifier les visites et assister aux visites par vos propres moyens.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’évaluation des espaces de bureaux potentiels :

La région environnante

Les environs de votre bureau sont importants pour vos employés et les clients qui vous rendent visite pour des réunions. Lorsque vous visitez un immeuble de bureaux, assurez-vous que le quartier convient à votre entreprise autant que l’espace de bureaux lui-même. De plus, si vous vous intéressez à la praticabilité d’une zone, une visite de l’immeuble et de ses environs est le meilleur moyen d’évaluer s’il y a des sentiers, des trottoirs ou d’autres conditions qui aideront les piétons à trouver votre entreprise.

Facilité d’accès

Encore une fois, l’accessibilité d’un immeuble de bureaux est une considération importante pour vos employés et vos clients. Si vous limitez généralement votre travail à une ou deux communautés spécifiques, assurez-vous que le bureau est pratique pour eux. Quel que soit votre type d’activité, assurez-vous que votre nouvel espace de bureaux est accessible aux personnes handicapées, comme l’exige l’Americans with Disabilities Act.

Dispositifs de sécurité

L’importance des dispositifs de sécurité dépend de votre activité et de l’emplacement de votre bureau. Si vous êtes prêt à installer votre entreprise dans un quartier moins recherché pour économiser de l’argent ou pour vous rapprocher de clients potentiels, assurez-vous que le bâtiment dispose d’un éclairage extérieur adéquat, de barrières, de caméras de surveillance ou d’autres dispositifs de sécurité appropriés. La sécurité est particulièrement importante si vos employés travaillent la nuit ou si votre entreprise conserve sur place une grande quantité d’argent liquide ou des stocks de valeur.

Âge des équipements mécaniques du bâtiment

Les installations mécaniques d’un bâtiment comprennent la plomberie, les ascenseurs, les escaliers mécaniques et les systèmes de chauffage et de climatisation. Il se peut que vous ne soyez pas responsable de la réparation ou de l’entretien des installations mécaniques aux termes de votre bail, mais vous ne voulez pas louer un immeuble de bureaux où la climatisation ou la plomberie est toujours en panne. Demandez à l’agent de location à quand remonte la dernière mise à jour des installations mécaniques pour vous assurer que vous n’aurez pas de problèmes avec l’immeuble.

Commodités du bureau

Les commodités d’un immeuble de bureaux sont des services internes supplémentaires mis à la disposition des locataires de l’espace. Certains grands immeubles de bureaux disposent de cafés, de services de nettoyage à sec, de gymnases et de services de garderie. Si ces services sont importants pour vous, demandez à l’agent de location de vous montrer ce qui est disponible lors de la visite de l’immeuble et renseignez-vous pour savoir s’il y a un coût supplémentaire associé aux diverses commodités.

Autres locataires

Portez une attention particulière au type de locataires dans chaque immeuble que vous visitez. Si un locataire apporte une clientèle qui ne correspond pas à votre marque professionnelle, envisagez un immeuble mieux adapté à votre pratique. Il est également important de considérer qui sont les locataires principaux de l’immeuble. Si un locataire principal cesse ses activités, l’espace peut devenir moins attrayant que prévu.

Disponibilité du stationnement

Si l’immeuble de bureaux ne dispose pas d’un parking dédié, renseignez-vous sur le nombre de places de stationnement auxquelles vous aurez droit si vous louez le bureau. Selon le nombre d’employés de votre entreprise et la fréquence des visites des clients, certains immeubles peuvent ne pas offrir les places de stationnement dont vous avez besoin pour réussir.

5. Organisez les finances de votre entreprise

La solidité financière de votre petite entreprise a une incidence sur le type d’espace de bureau que vous pouvez louer. Deux ou trois années de comptes de profits et pertes, des rapports de crédit à jour et des références démontrent aux propriétaires potentiels que vous êtes une source fiable de loyer. Préparez vos documents financiers avant de négocier un bail afin d’être prêt à aller de l’avant lorsque vous trouverez un bureau qui répond à vos besoins.

Voici les étapes à suivre pour organiser les finances de votre entreprise avant de louer un bureau :

Compilez les documents financiers

Avant de commencer à chercher le bureau idéal, organisez les documents financiers de votre entreprise, notamment les bilans, les déclarations de revenus, les comptes de résultat et les relevés bancaires. Nous vous recommandons d’obtenir des documents remontant à deux ou trois ans, mais cela peut être impossible si vous êtes en phase de démarrage. Quel que soit l’âge de votre entreprise, organisez les documents financiers pour démontrer votre capacité actuelle et à long terme à respecter les obligations financières d’un bail.

Évaluez votre cote de crédit

Votre crédit personnel et potentiellement celui de votre entreprise sont parmi les premières choses qu’un propriétaire potentiel examinera lorsqu’il étudiera votre offre de location d’un bureau. Il est préférable d’avoir une compréhension complète de votre solvabilité, mais cela peut nécessiter une enquête approfondie, qui peut avoir un impact négatif sur votre score.

Si vous ne souhaitez pas que votre cote de crédit fasse l’objet d’une enquête approfondie, utilisez un service comme Nav pour effectuer des recherches sur votre cote et la fournir aux propriétaires potentiels lorsque vous faites une offre. Ce service fournit gratuitement un score de crédit personnel ainsi qu’un résumé du rapport de crédit de l’entreprise.

Contactez les références

Les propriétaires d’immeubles exigent souvent des références de la part des anciens propriétaires d’un locataire potentiel. Les lettres de référence permettent au propriétaire d’en savoir plus sur les antécédents de location de votre entreprise et l’aident à décider s’il doit vous louer des bureaux. Obtenez des lettres de référence de vos anciens propriétaires dès le début du processus de location afin d’être prêt dès que vous trouverez un nouvel immeuble.

Signez une garantie personnelle

Une garantie personnelle est une déclaration selon laquelle les propriétaires de votre entreprise respecteront les conditions du bail, même si vous partez au milieu du bail. Certains propriétaires exigent une garantie personnelle dans le cadre du processus de location. Préparez-vous à signer une garantie personnelle en évaluant vos finances personnelles pour démontrer au propriétaire que vous êtes personnellement capable de payer le loyer si votre entreprise n’est pas en mesure de le faire.

6. Choisissez un bureau et négociez votre bail

Une fois que vous avez trouvé un bureau qui répond à vos besoins et à votre budget, négociez un bail. Si vous avez fait appel à un courtier, il négociera les conditions et s’assurera que vous obtenez la meilleure offre possible. Toutefois, si vous avez choisi de ne pas faire appel à un courtier afin de réduire les commissions, faites attention aux clauses concernant l’indexation du loyer et la sous-location avant de signer votre bail.

Il existe trois types de baux pour les espaces de bureaux commerciaux :

  • Bail à service complet – Dans le cadre d’un bail à service complet, le propriétaire est responsable du paiement des dépenses associées à la propriété, y compris les impôts fonciers et l’assurance, les réparations et l’entretien, ainsi que les services publics et les services de conciergerie. Il s’agit du bail commercial le plus courant et du meilleur type de bail pour le locataire.
  • Bail net – Un bail net est un contrat de location dans lequel le propriétaire demande un loyer annuel inférieur à celui d’un bail à service complet, mais peut inclure les “coûts habituels” mensuels tels que les impôts fonciers, l’assurance immobilière et les frais d’entretien des parties communes (CAM).
  • Bail brut modifié – Dans le cadre d’un bail brut modifié, le locataire paie sa part des impôts fonciers, de l’assurance immobilière et des frais d’entretien des parties communes sous la forme d’une somme forfaitaire en même temps que son loyer. Cela signifie que le loyer d’un bail brut modifié est fixe et qu’il n’y a pas de coûts cachés ou de frais imprévus.

Consultez notre guide de la location de biens immobiliers commerciaux pour plus d’informations sur les types de baux que vous rencontrerez lorsque vous trouverez un nouvel espace pour votre entreprise.

Éléments à prendre en compte lors de la négociation de votre bail

La plupart des baux commerciaux contiennent des clauses relatives au loyer de base, à la durée du bail, à l’indexation du loyer et aux améliorations apportées par le locataire. Assurez-vous de bien comprendre le montant maximal du loyer que vous devrez payer chaque année, la durée pendant laquelle vous pourrez utiliser l’espace et ce dont votre propriétaire sera responsable en vertu du bail. Familiarisez-vous avec ces considérations importantes avant de signer un bail.

Les facteurs à prendre en compte lors de la négociation de votre bail sont les suivants :

Le loyer de base

Le loyer de base est le montant du loyer que vous devrez payer chaque mois pour l’espace utilisable et sera présenté comme un coût par pied carré par an. Cette valeur peut inclure l’espace utilisable, c’est-à-dire l’espace que votre bureau utilise réellement pour ses activités, et les pieds carrés louables, qui comprennent la part de votre entreprise dans l’espace commun du bâtiment. Lorsque vous négociez le bail de votre bureau, tenez compte des pieds carrés louables avant de convenir d’un loyer de base.

Durée du bail

La durée des baux commerciaux varie généralement de trois à dix ans. Assurez-vous que votre bail ne vous oblige pas à rester plus longtemps que vous ne le souhaitez. Inversement, si vous préférez une période de location plus longue, confirmez que l’espace vous appartient aussi longtemps que nécessaire pour répondre à vos besoins.

Crédits pour améliorations locatives

Si un bureau nécessite des rénovations avant que vous puissiez exploiter votre entreprise avec succès, assurez-vous que le bail prévoit des crédits d’améliorations locatives pour couvrir les dépenses connexes. Ces crédits donnent au locataire la possibilité d’apporter les améliorations locatives nécessaires aux frais du propriétaire.

Loyer et indexation du loyer

Outre la liste des loyers mensuels et annuels, le bail de votre bureau décrira également toute augmentation future du loyer. En incluant une telle clause dans le bail, un propriétaire peut légalement augmenter le loyer pendant le bail. Des augmentations de loyer de trois pour cent par an sont assez courantes, alors assurez-vous que votre bail ne contient pas un pourcentage anormalement élevé.

Choses à éviter lors de la négociation d’un bail

En plus de veiller à ce que le bail réponde aux besoins de votre entreprise, il existe plusieurs dispositions passe-partout à éviter lorsque vous louez des bureaux pour une petite entreprise. Les clauses du bail peuvent donner au propriétaire le droit de résilier votre bail à tout moment sans motif, la possibilité de répercuter les coûts d’entretien du bâtiment, etc. Faites attention à ce genre de drapeaux rouges lorsque vous négociez le bail de vos bureaux.

Les drapeaux rouges à surveiller lors de la négociation du bail de votre espace de bureau sont les suivants :

Clause d’utilisation

Une clause d’utilisation décrit le type d’entreprise qui peut fonctionner dans un espace commercial spécifique. Par exemple, un bail peut limiter l’utilisation d’un espace ou d’un bâtiment à la vente au détail ou aux bureaux. Avant de signer votre bail, assurez-vous que l’utilisation du bâtiment n’est pas restreinte d’une manière qui limitera votre capacité à exploiter votre entreprise. Une clause d’utilisation peut également interférer avec votre capacité à céder le bail à une autre entreprise ; négociez donc une clause d’utilisation aussi large que possible.

Résiliation sans motif

Parfois, les propriétaires se réservent le droit de résilier votre bail sans motif afin de conserver une certaine souplesse dans leurs opérations. Cela peut être extrêmement préjudiciable à votre entreprise si votre propriétaire choisit d’exercer ce droit et vous oblige à partir avant la fin du bail.

Limites de transfert

Comme pour les baux résidentiels, un bail doit être cessible pour qu’un locataire puisse sous-louer ou transférer le bureau d’une autre manière pendant la période de location. Si vous pensez quitter les locaux avant la fin du bail ou si vous risquez de vendre votre entreprise alors que le bail est en vigueur, assurez-vous que le bail permet la cession et la sous-location.

Augmentation des impôts fonciers

Dans un bail commercial, le propriétaire paie généralement les impôts fonciers pour les locaux. Cependant, si vous louez un bureau, vous pouvez être responsable du paiement de toute augmentation des taxes foncières depuis la signature du bail. Si vous n’êtes pas à l’aise avec cette augmentation potentielle, examinez votre bail pour y trouver une clause stipulant que vous serez responsable du paiement de toute augmentation des taxes foncières pendant la période de location.

Clauses “en l’état

Une clause d’état est une section du bail qui tente de libérer le propriétaire de son obligation de réparer ou d’améliorer l’espace loué. Cette section comprend un libellé indiquant que le locataire acceptera et occupera l’immeuble dans l’état où il se trouve à la date du bail et que le propriétaire n’est pas tenu d’améliorer ou de réparer les locaux. Bien que ce langage vous donne le droit d’inspecter la propriété avant de signer le bail, vous devriez rejeter ce langage si possible.

Erreurs à éviter lors de la location d’un espace de bureau

Le choix d’un espace de bureau est une décision commerciale majeure qui comporte de nombreux défis. Les entreprises louent souvent un nouvel espace de bureau pour se rendre compte qu’il est trop cher, trop petit ou qu’il ne correspond pas à leurs besoins. Lorsque vous identifiez l’espace de bureau idéal pour votre entreprise, faites attention aux erreurs courantes que les entreprises commettent lors de la sélection d’un bureau.

Voici les erreurs à éviter lors de la location de bureaux pour les petites entreprises :

Dépenser trop

L’une des principales erreurs commises lors de la location d’un bureau est de s’engager à payer un montant mensuel élevé et de dépasser les limites de votre entreprise. Si vous louez un bureau qui ne correspond pas au budget de votre entreprise pour les frais généraux, vous risquez de nuire au succès à long terme de l’entreprise ou de faire faillite. Définissez un budget prudent et engagez-vous à le respecter avant de commencer à chercher des bureaux et ne vous laissez pas entraîner par des équipements fantaisistes que vous ne pouvez pas vous permettre.

Choisir trop petit

Lorsque vous choisissez un bureau, il est important de tenir compte des besoins à long terme de votre entreprise. Il est impossible de savoir où se situera votre entreprise dans un, trois ou cinq ans, mais vous devriez examiner attentivement les objectifs de votre entreprise lorsque vous cherchez un bureau. Ensuite, chaque fois que vous visitez un espace, évaluez comment vous vous adapteriez à l’espace si la croissance de votre entreprise reflétait ou même dépassait ces objectifs.

Choisir le mauvais emplacement

L’emplacement peut faire ou défaire une entreprise, alors familiarisez-vous avec les quartiers environnants et les moyens de transport avant de signer un bail de bureau. Si vous avez une clientèle existante, concentrez-vous sur ses préférences, mais n’ignorez pas les besoins géographiques de votre marché cible dans son ensemble. Prenez le temps de faire des recherches sur les entreprises environnantes, les services locaux, etc. avant de choisir l’emplacement de vos bureaux.

Oublier des clauses importantes du bail

Un bail est un contrat juridiquement contraignant entre un propriétaire et l’entreprise qui loue un espace de bureau. De nombreuses clauses du bail sont extrêmement favorables au propriétaire et, si elles sont ignorées, peuvent avoir des conséquences financières importantes pour une petite entreprise. Faites attention aux clauses d’utilisation, aux limitations de transfert, aux clauses d’état et aux autres clauses du bail qui peuvent coûter cher à votre entreprise et limiter sa flexibilité.

Avantages et inconvénients de la location de bureaux pour les petites entreprises

En fonction de vos besoins, il existe plusieurs avantages et inconvénients à la location de bureaux pour les petites entreprises. La location d’un bureau peut être moins chère que l’achat, mais elle ne permet pas de constituer un capital immobilier et peut vous rendre vulnérable aux actions de votre propriétaire. Familiarisez-vous avec les avantages et les inconvénients de la location avant de signer sur la ligne pointillée.

Avantages de la location de bureaux pour les petites entreprises

Les avantages de la location de bureaux pour les petites entreprises sont les suivants :

  • Moins cher que l’achat – La location de bureaux peut aider votre petite entreprise à réduire ses frais généraux par rapport à l’achat d’un bâtiment. Votre paiement de location peut être inférieur à un paiement hypothécaire et vous n’aurez pas à vous soucier d’autres dépenses comme les taxes et les assurances.
  • Moins d’entretien – Lorsque vous louez vos bureaux au lieu de les acheter, vous n’êtes pas responsable de l’entretien du bâtiment. Vous économisez ainsi le temps, l’argent et l’énergie associés à l’entretien de votre propre bâtiment.
  • Plus d’options – Selon votre marché, vous pouvez avoir plus d’options pour la location de bureaux pour petites entreprises que pour l’achat. Si vous êtes dans un marché de vendeurs, envisagez de louer des bureaux jusqu’à ce que le marché immobilier tourne en votre faveur.

Inconvénients de la location de bureaux pour les petites entreprises

Les inconvénients de la location de bureaux pour les petites entreprises sont les suivants :

  • Moins de flexibilité – Lorsque vous signez un bail, vous vous engagez à utiliser le même espace de bureau pendant toute la durée du bail. Cela réduit votre capacité à changer de lieu pour répondre aux besoins évolutifs de votre entreprise.
  • Toujours coûteux – Selon votre marché et les besoins de votre entreprise, la location d’un bureau peut encore être hors de votre budget.
  • Pas d’équité dans la propriété – Bien que les taux de location puissent être moins chers que l’achat d’un bureau, l’argent que vous payez chaque mois n’est pas un investissement à long terme. Si vous voulez avoir une participation dans votre bureau, envisagez d’utiliser un espace de travail partagé via WeWork jusqu’à ce que vous ayez les moyens d’acheter un bureau.
  • Instabilité – En tant que locataire, vous êtes souvent soumis aux caprices de votre propriétaire – le propriétaire de l’immeuble. Selon les termes de votre bail, votre propriétaire peut vendre votre immeuble de bureaux à quelqu’un d’autre ou modifier la propriété pendant la durée de votre bail.

Si vous cherchez à savoir si vous devez louer ou acheter un bureau, consultez notre guide sur l’achat ou la location de biens immobiliers commerciaux pour connaître les avantages et les inconvénients de chacun.

Conclusion – Location de bureaux

Avant de louer un bureau, vous devez comprendre les besoins, le budget et les plans de croissance de votre entreprise. Nous vous recommandons d’engager un courtier commercial agréé pour identifier les propriétés, planifier les visites et négocier un bail équitable. Cependant, vous pouvez rechercher des bureaux vous-même en utilisant un service comme LoopNet. Suivez nos six étapes pour vous guider dans le processus de location.

N’oubliez pas de vérifier que l’espace de bureau que vous convoitez dispose d’un accès à des services Internet et de réseau fiables. Business Services Connect est une coopérative de télécommunications dotée d’un outil de localisation instantanée qui permet de trouver facilement les fournisseurs locaux d’accès à Internet, de téléphonie et de mise en réseau adaptés à votre espace.

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